Dlaczego to ważne
Wiele organizacji zakłada, że skoro procedura wewnętrzna istnieje, to sprawy automatycznie będą zgłaszane właśnie nią — a to błędne założenie. Zgłaszający porównuje, choćby intuicyjnie, ile wysiłku wymaga każda ze ścieżek i jak bardzo ufa, że jego sprawa zostanie potraktowana poważnie. Kanał wewnętrzny, który jest trudno znaleźć, wymaga logowania albo nie daje żadnej pewności co do dalszego biegu sprawy, przegrywa tę konkurencję z organem zewnętrznym, nawet jeśli zgłaszający musiałby włożyć w zgłoszenie zewnętrzne więcej wysiłku formalnego. Innymi słowy: to nie przepisy decydują, którą ścieżkę wybierze zgłaszający, tylko realne doświadczenie z każdą z nich.
Kogo dotyczy
- — Zarządy i compliance officerowie zainteresowani tym, żeby sprawy trafiały najpierw do organizacji.
- — Osoby projektujące procedurę pod kątem dostępności i szybkości reakcji.
- — Zgłaszający zastanawiający się, którą ścieżkę wybrać.
- — Organizacje analizujące, dlaczego część spraw trafia od razu do organu zewnętrznego.
Przykład
Pracownik zauważa nieprawidłowość i sprawdza, jak szybko może zgłosić ją wewnętrznie. Formularz na stronie organizacji działa od razu, bez rejestracji, a procedura jasno opisuje, czego może się spodziewać po zgłoszeniu. W tej sytuacji wybiera kanał wewnętrzny — nie dlatego, że musiał, ale dlatego, że był on prostszy i bardziej przejrzysty niż szukanie właściwego organu zewnętrznego. Pół roku później ten sam pracownik poleca kanał wewnętrzny koledze z innego działu, opisując go jako „łatwiejszy niż się spodziewał”.
Checklista
- — Sprawdź, czy kanał wewnętrzny jest widoczny i łatwo dostępny, zanim ktoś zacznie szukać ścieżki zewnętrznej.
- — Zadbaj, żeby procedura jasno opisywała, czego zgłaszający może się spodziewać po zgłoszeniu wewnętrznym.
- — Zweryfikuj czas reakcji kanału wewnętrznego — długie oczekiwanie zachęca do wyboru ścieżki zewnętrznej.
- — Nie ograniczaj ani nie utrudniaj zgłaszającemu wyboru ścieżki zewnętrznej — to jego uprawnienie.
- — Monitoruj, czy liczba zgłoszeń wewnętrznych odpowiada oczekiwaniom, czy sprawy „uciekają” na zewnątrz.
- — Zbierz opinię od osób, które już zgłaszały wewnętrznie, żeby poprawiać kanał na podstawie realnych doświadczeń.
Jak to realizuje system
Kanał wewnętrzny dostępny od razu na stronie organizacji, z jasnym opisem dalszego postępowania i terminami widocznymi dla zgłaszającego, ułatwia wybór ścieżki wewnętrznej bez ograniczania prawa do zgłoszenia zewnętrznego, a statystyki użycia pomagają ocenić, czy kanał realnie konkuruje z organami zewnętrznymi.
Skontaktuj się z nami