Regulamin świadczenia usługi | StrefaSygnalisty.pl

§ 1. Operator i kontakt

1. Usługę świadczy SOLACE ONE sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Uniwersytecka 13, 40-007 Katowice, KRS 0001223964, NIP 9542903298, REGON 543991817, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, dalej „Operator”. Adres do doręczeń jest taki sam jak adres siedziby.
2. Kontakt w sprawach umowy, rozliczeń, reklamacji i wsparcia: support@strefasygnalisty.pl. Kontakt dotyczący ochrony danych: iod@strefasygnalisty.pl. Sam adres kontaktowy nie oznacza powołania inspektora ochrony danych.

§ 2. Definicje i przeznaczenie

1. „Klient” to przedsiębiorca, osoba prawna lub jednostka organizacyjna zamawiająca usługę w związku z działalnością zawodową, gospodarczą lub publiczną. Oferta jest kierowana do klientów w Polsce. Nie jest skierowana do osób kupujących wyłącznie prywatnie.
2. „JDG chroniona” oznacza osobę fizyczną, do której konkretnej umowy stosuje się art. 385⁵ KC albo art. 7aa ustawy o prawach konsumenta. Ochrona zależy od okoliczności umowy, a nie wyłącznie od podania NIP lub zaznaczenia pola.
3. „Usługa” to dostęp przez Internet do oprogramowania wspierającego przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. „Panel” jest przeznaczony dla upoważnionych użytkowników klienta, „Portal” dla zgłaszających, a „Skrzynka” umożliwia komunikację w konkretnej sprawie za pomocą danych dostępu.
4. „Zamówienie” określa klienta, plan, zakres, limity, okres, cenę, płatność, datę uruchomienia i dokumenty umowy. „DPA” oznacza umowę powierzenia z załącznikami A–E. „SLA” określa dostępność i wsparcie. „Dane klienta” obejmują dane wprowadzone do jego środowiska i wytworzone w ramach obsługi jego spraw.
5. Umowę tworzą zamówienie, regulamin, DPA i SLA w wersjach doręczonych klientowi. W sprawach ochrony danych pierwszeństwo ma DPA, a w sprawach mierników dostępności SLA. Indywidualnie uzgodnione postanowienia mają pierwszeństwo przed wzorcem w zakresie wyraźnie opisanej zmiany, z zachowaniem prawa bezwzględnie obowiązującego. Umowa zamówienia publicznego i dokumentacja postępowania zachowują ustalone w nich pierwszeństwo; późniejszy regulamin internetowy ich nie zmienia.

§ 3. Zakres i wymagania

1. Zakres aktywnych funkcji i limity wskazuje zamówienie. Funkcja planowana, demonstracyjna albo wyłączona nie staje się elementem usługi przez samo jej opisanie w materiałach rozwojowych. Na start usługa i dokumentacja są oferowane po polsku. HRIS, SAML, SCIM, automatyczna transkrypcja, wspólny kanał grupy, BIP, EZD, e-Doręczenia i program partnerski są poza ofertą. OIDC Google Workspace/Microsoft Entra ID jest opcją na osobne zamówienie po uruchomieniu i sprawdzeniu integracji; konta prywatne nie są obsługiwane. Kanał zewnętrzny wymaga właściwego organu i osobnej konfiguracji. Instancja dedykowana oznacza odrębną bazę i klucze na wspólnej infrastrukturze; nie oznacza własnego serwera ani automatycznie wyższego profilu SLA.
2. Do korzystania potrzebne są połączenie z Internetem, aktualna wspierana wersja przeglądarki obsługująca HTTPS, JavaScript i niezbędne pliki sesyjne oraz, dla użytkownika panelu, służbowy adres e-mail i skonfigurowane wymagane uwierzytelnianie. Klient odpowiada za bezpieczne urządzenia i nadawanie dostępu swoim użytkownikom. Wymagania nie mogą arbitralnie wykluczać technologii asystujących objętych umową.
3. Operator utrzymuje narzędzie. Klient ustala procedurę, administratora danych, osoby upoważnione, kwalifikację spraw, działania następcze, ochronę przed odwetem i komunikację ze zgłaszającymi. Operator nie prowadzi postępowań ani nie rozstrzyga, czy zarzut jest prawdziwy. Podział ten nie wyłącza odpowiedzialności Operatora za jego własne świadczenia.
4. Zabronione są próby przełamania zabezpieczeń, udostępnianie kont, używanie cudzych uprawnień i umieszczanie treści bezprawnych w celach innych niż zgodne z prawem dokumentowanie zgłoszenia. Opis podejrzenia naruszenia lub dowód jego popełnienia nie jest sam przez się podstawą blokady zgłoszenia.
5. Konto technicznego administratora i właściciela rozliczeń nie daje automatycznie dostępu do spraw. Dostęp merytoryczny wymaga odrębnej roli, upoważnienia klienta i braku konfliktu interesów. Klient utrzymuje obsadę umożliwiającą wykonanie wszystkich wymaganych czynności także podczas nieobecności.

§ 4. Zawarcie umowy

1. Przed zamówieniem Operator udostępnia regulamin, DPA, SLA, specyfikację i cenę w formie umożliwiającej zapisanie i odtworzenie. Klient może pobrać ich wersje obowiązujące dla zamówienia. Osoba zamawiająca działa w granicach umocowania.
2. Online klient sprawdza podsumowanie, akceptuje dokumenty, a następnie wybiera przycisk jednoznacznie określający skutek: „Uruchamiam demonstrację bez płatnej kontynuacji” w odrębnie oferowanym wariancie demonstracyjnym albo „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty po 14 dniach próby” przy próbie z płatną kontynuacją; przy zamówieniu bez próby: „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”. Umowa zostaje zawarta po przyjęciu zamówienia przez Operatora, potwierdzonym na wskazany adres e-mail. Potwierdzenie obejmuje treść zamówienia i niezmienne kopie przyjętych dokumentów. Samo utworzenie technicznego konta nie jest zamówieniem płatnym.
3. Umowę można także zawrzeć przez podpisanie dokumentu przez obie strony, zgodnie z wymaganą dla danej transakcji formą. Przy zamówieniu publicznym stosuje się wymagania PZP, w tym właściwą formę, reprezentację i zasady zmian.
4. Jeżeli Operator przesłał klientowi ofertę, która wyraźnie przewiduje jej przyjęcie przez zapłatę, oraz uprzednio doręczył dokumenty z ust. 1, zapłata w terminie ważności oferty oznacza jej przyjęcie wraz z tymi dokumentami. Faktura wskazuje numer i wersję oferty. Zapłata nie działa wstecz i nie zastępuje wymaganej ustawą formy umowy. Nie stosuje się tego trybu do obejścia wymagań zamówień publicznych.
5. Przed wprowadzeniem danych osobowych klient zawiera DPA. Automatyczne techniczne przyjęcie i potwierdzenie wpływu następuje na polecenie klienta; nie oznacza powierzenia Operatorowi merytorycznej obsługi kanału w rozumieniu art. 28 ustawy o ochronie sygnalistów. Odrębne zlecenie takich czynności wymaga odrębnej umowy i nie jest elementem obecnej oferty. W przypadku odrębnych spółek objętych abonamentem każda jest wskazana jako administrator i strona DPA albo jest skutecznie reprezentowana przez umocowany podmiot. Wspólne rozliczenie nie upoważnia do wzajemnego przeglądania spraw spółek.

§ 5. Okres próbny

1. Próba trwa 14 dni od aktywacji i dotyczy wyłącznie planów oznaczonych w cenniku jako objęte próbą. Plany Public, Enterprise i świadczenia indywidualne nie obejmują próby, chyba że podpisana umowa stanowi inaczej. Dokładne daty i godziny w strefie Europe/Warsaw oraz zakres próby są pokazane przed zamówieniem. Próba jest bezpłatna.
2. W samoobsłudze wymagane jest zapisanie karty u dostawcy płatności oraz odrębne, wyraźne zamówienie płatnej kontynuacji wskazujące plan, okres, cenę netto/VAT/brutto i datę pierwszego obciążenia. Zapis karty i akceptacja polityki prywatności nie zastępują takiego zamówienia. Uzgodniona demonstracja z handlowcem może odbywać się bez karty i bez płatnej kontynuacji; dopuszcza tylko dane syntetyczne.
3. Klient może wyłączyć płatną kontynuację w panelu albo przez support przed rozpoczęciem pierwszej próby pobrania. Pierwsza próba następuje w chwili końca okresu próbnego. Po odmowie banku powtórzenia następują w następnym polskim dniu roboczym o 12:00, 16:00 i 19:00 czasu Europe/Warsaw. Anulowanie przed pierwszą próbą wyłącza cały cykl obciążeń. Operator nie pobiera wielokrotnie tej samej należności i udostępnia wynik płatności oraz potwierdzenie rezygnacji.
4. Kanał może przyjmować rzeczywiste zgłoszenia od pierwszego dnia próby dopiero w środowisku produkcyjnym, po zawarciu DPA i przygotowaniu przez klienta obowiązującej procedury, informacji RODO, upoważnień, obsady i kanału zastępczego. Lista gotowości jest kontrolą i ostrzeżeniem; decyzję o publikacji podejmuje upoważniony człowiek. Jej techniczny charakter nie uchyla obowiązków stron. Środowisko deweloperskie służy wyłącznie danym syntetycznym.
5. Brak opłaconej kontynuacji uruchamia § 12. Nowe zgłoszenia w nieopłaconej próbie są wstrzymywane w T0. Już przyjęte sprawy nadal można potwierdzać, prowadzić, przekazywać, eksportować i udzielać informacji zwrotnej. Sam koniec próby nie kończy ustawowych obowiązków klienta.

§ 6. Cena, faktury i płatności

1. Cena netto, VAT i cena brutto, okres oraz limity są podawane przed zamówieniem. Miesięczny abonament obejmuje jeden miesiąc, roczny jeden rok. Roczny abonament jest opłacany z góry. Oferta katalogowa nie przewiduje rat. Ceny, nazwy planów i limity pochodzą z utrwalonego zamówienia; późniejsza zmiana cennika ich nie zmienia w bieżącym okresie.
2. Standardowy termin faktury wynosi 7 dni od jej doręczenia, chyba że indywidualna umowa wyraźnie stanowi inaczej. Operator wystawia dokument z wyprzedzeniem umożliwiającym dotrzymanie zarówno terminu faktury, jak i płatności przed kolejnym okresem. Rachunek wskazany jest na fakturze; jego zmiana wymaga wiarygodnego powiadomienia, a nie samego niezweryfikowanego e-maila.
3. Karta jest obsługiwana przez wskazanego dostawcę płatności. Operator nie otrzymuje pełnego numeru karty ani kodu CVC. Klient może odwołać zlecenie automatycznego obciążenia przed rozpoczęciem pierwszej próby pobrania za kolejny okres. Odwołanie zlecenia płatniczego nie rozstrzyga samo w sobie istnienia zobowiązania z już zawartej umowy.
4. Płatność Przelewy24 za kolejny okres musi zostać zakończona przed końcem obecnego okresu; w pierwszym zamówieniu przed początkiem płatnego świadczenia. Sam link P24 nie upoważnia do cyklicznych obciążeń. Nieopłacenie oferty kontynuacji, której przyjęcie wymaga płatności, nie tworzy nowego rocznego długu.
5. Podwyższenie planu lub dodatek zaczynają działać po zatwierdzeniu ceny przez uprawnioną osobę. Dodatkowa opłata jest obliczana proporcjonalnie: różnica ceny za pełny bieżący okres × liczba pozostałych dni okresu / liczba dni tego okresu. Dzień zmiany wlicza się, jeżeli funkcja została tego dnia udostępniona. Kwoty są zaokrąglane do grosza i dokumentowane fakturą z terminem 7 dni. Nowy okres rozlicza się według nowego planu.
6. Obniżenie planu następuje od kolejnego okresu po dostosowaniu limitów i potwierdzeniu przez klienta; nie powoduje samoczynnego kasowania spraw ani odebrania niezbędnej obsady. Operator przedstawia konflikty limitów przed zatwierdzeniem zmiany.
7. Przy zaległości z już obowiązującej umowy Operator wzywa do zapłaty z dodatkowym terminem 7 dni i opisem następstw. Może ograniczyć dodawanie nowych użytkowników, organizacji i płatnych rozszerzeń. Rozwiązanie umowy po bezskutecznym wezwaniu uruchamia § 12; nie uprawnia do zatrzymania danych. Odsetki należą się na zasadach właściwych dla danej transakcji, bez automatycznego stosowania tych samych zasad do każdego klienta publicznego.

§ 7. Czas trwania i odnowienie

1. Umowa jest zawarta na okres wskazany w zamówieniu. Automatyczne odnowienie jest aktywne tylko wtedy, gdy klient wybrał je w zamówieniu. W przeciwnym razie kolejny okres wymaga przyjęcia nowej oferty lub odrębnego zamówienia.
2. Klient wyłącza odnowienie w panelu albo przez support. Otrzymuje potwierdzenie daty końca i wyłączenia dalszych obciążeń. Wyłączenie odnowienia pozostawia usługę do końca opłaconego okresu. Jeżeli pierwsza próba płatności rozpoczyna się wcześniej, panel pokazuje jej konkretny termin; klient może zrezygnować przed nim.
3. Operator informuje o nadchodzącym odnowieniu i cenie z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Zmianę ceny lub istotnych warunków komunikuje co najmniej 30 dni przed proponowanym wejściem w życie. Zmiana dotyczy kolejnego okresu. Jeśli zawiadomienie było spóźnione, na najbliższy okres pozostają dotychczasowe warunki albo klient wyraźnie przyjmuje nową ofertę.
4. Sam brak korzystania z usługi lub przejście do innego narzędzia bez skorzystania z właściwego trybu zakończenia nie powoduje proporcjonalnego zwrotu abonamentu. Zasada ta nie ogranicza § 10–12 ani bezwzględnych praw klienta. Operator nie wprowadza przez regulamin automatycznej opłaty za wcześniejsze zakończenie równej całej pozostałej cenie.

§ 8. Dostępność, wsparcie i bezpieczeństwo

1. Umowny cel dostępności Standard wynosi 99,5% miesięcznie, a Enterprise 99,9%, jeśli został wyraźnie zamówiony i uruchomiony. Operator zobowiązuje się do należytej staranności, pomiaru i działań naprawczych opisanych w SLA; nie jest to obietnica bezawaryjności ani stwierdzenie historycznie osiągniętego wyniku. Parametry instancji dedykowanej określa indywidualny załącznik. Zasady pomiaru i odpowiedzialności określa SLA.
2. Wsparcie Standard działa w dni robocze 9:00–17:00, Enterprise 7:00–19:00; dni robocze to poniedziałek–piątek z wyjątkiem polskich dni ustawowo wolnych, czas Europe/Warsaw. Enterprise przewiduje reakcję w ciągu 90 minut w godzinach wsparcia. Reakcja oznacza podjęcie zgłoszenia przez człowieka, nie usunięcie problemu. Standard nie ma gwarantowanego czasu reakcji.
3. O stwierdzonym naruszeniu ochrony danych powierzonych Operator informuje klienta bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 24 godziny, także poza godzinami wsparcia. Wstępne zawiadomienie nie może czekać na zakończenie dochodzenia. Szczegóły określa DPA.
4. Operator stosuje środki z załącznika B DPA, zarządza aktualizacjami bezpieczeństwa i dokumentuje testy. Nie deklaruje nieposiadanych certyfikatów ani wykonania niewykonanego audytu. Żaden system nie gwarantuje niemożliwości ustalenia tożsamości na podstawie treści, głosu lub metadanych zgłoszenia.

§ 9. Dane, integracje i własność

1. W odniesieniu do danych powierzonych Operator działa wyłącznie na udokumentowane polecenia klienta. Własne cele Operatora, takie jak umowy, rozliczenia i jego marketing, opisuje polityka prywatności. Zgłoszeń, treści spraw, SSO i HRIS nie wykorzystuje się do reklamy, trenowania modeli ani profilowania handlowego.
2. Dalsze powierzenie, transfery, dostęp supportu, zwrot i usunięcie reguluje DPA. Lista dostawców płatności lub marketingu nie stanowi automatycznie listy podprocesorów danych zgłoszeń.
3. SSO dotyczy wyłącznie panelu osób obsługujących zgłoszenia. Dostawca tożsamości wybrany przez klienta może otrzymywać metadane logowania. Samo zalogowanie nie przyznaje dostępu do spraw. Integracja HRIS wymaga odrębnego zakresu danych i akceptacji; brak aktywnej integracji nie uprawnia do pobierania danych kadrowych.
4. Operator udziela na czas umowy niewyłącznego prawa używania interfejsu w działalności klienta przez uprawnionych użytkowników, w zakresie zamówienia. Nie przenosi praw do kodu ani prawa dalszej sprzedaży usługi. Klient zachowuje prawa do własnych danych i materiałów. Operator korzysta z nich jedynie do wykonania umowy i poleceń klienta.
5. Materiały do pobrania mają zakres licencji opisany przy materiale. Uprawnienie do używania wzoru procedury we własnej organizacji nie jest gwarancją poprawności jego nieuzupełnionej treści dla każdego podmiotu.

§ 10. Odpowiedzialność i reklamacje

1. Każda strona odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie własnych obowiązków na zasadach prawa. Brak automatycznych service credits nie wyłącza reklamacji, roszczeń odszkodowawczych, uprawnienia do obniżenia ceny ani ustawowego zakończenia umowy.
2. Operator nie odpowiada za merytoryczne decyzje klienta, działania odwetowe jego personelu ani terminy przeoczone wyłącznie z jego przyczyn. Zastrzeżenie nie obejmuje szkody wynikającej także z zawinionego działania lub zaniechania Operatora, w szczególności z niedostarczenia umówionej funkcji lub nienależytego zabezpieczenia danych.
3. W relacji z klientem niekorzystającym w tej umowie z ochrony konsumenckiej łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Operatora z umowy i z czynów niedozwolonych związanych z jej wykonaniem jest ograniczona do sumy opłat faktycznie zapłaconych Operatorowi z tej umowy w 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Przy krótszej współpracy uwzględnia się opłaty od jej początku. Gdy suma wynosi zero, w szczególności w bezpłatnej próbie, nie stosuje się tego limitu. Limit nie obejmuje: winy umyślnej, naruszenia poufności danych sygnalistów, szkód na osobie oraz dopuszczalnych prawem cywilnych roszczeń regresowych dotyczących sankcji ochrony danych poniesionych przez klienta w zakresie zawinionym przez Operatora. Nie zmienia adresata administracyjnej kary ani kompetencji organu; zwrot sankcji nie jest gwarantowany tam, gdzie prawo go nie dopuszcza. Nie ogranicza praw osób z art. 82 RODO, odpowiedzialności publicznoprawnej ani ochrony JDG chronionej. Umowa publiczna może ustanowić inne, indywidualnie uzgodnione zasady. Operator nie składa w tym regulaminie oświadczenia o posiadaniu polisy.
4. Zdarzenie niezależne od strony może wyłączyć jej odpowiedzialność tylko w zakresie wynikającym z prawa i rzeczywistego braku odpowiedzialności za przyczynę. Awaria podwykonawcy nie jest automatycznie siłą wyższą. Strona informuje o zdarzeniu i ogranicza jego skutki, w tym ryzyko utraty terminów zgłoszeń.
5. Reklamację można przesłać na support@strefasygnalisty.pl lub adres siedziby, podając organizację, opis, czas i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać zwykłą pocztą treści zgłoszeń ani kodów skrzynki. Operator potwierdza otrzymanie i odpowiada merytorycznie w ciągu 14 dni kalendarzowych. Pilne zdarzenia techniczne i naruszenia obsługuje się niezależnie, bez czekania na ten termin.

§ 11. Prawa JDG chronionej i inne podstawy zakończenia

1. JDG chroniona może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, przez jednoznaczne oświadczenie na support@strefasygnalisty.pl lub adres siedziby. Zachowanie terminu wymaga wysłania oświadczenia przed jego upływem. Dalsze ustawowe terminy i skutki braku informacji pozostają zachowane.
2. Wzór oświadczenia: „Odstępuję od umowy StrefaSygnalisty.pl zawartej dnia [data], numer [numer]. Imię i nazwisko/firma: [dane], adres: [adres], data: [data].” Podpis jest potrzebny przy wersji papierowej. Użycie wzoru nie jest obowiązkowe.
3. Uruchomienie ciągłej usługi cyfrowej nie jest samo przez się pełnym wykonaniem całej rocznej umowy ani podstawą utraty prawa odstąpienia. Wcześniejsze rozpoczęcie świadczenia następuje na wyraźne żądanie, jeżeli jest wymagane. Rozliczenie wykonanej części następuje tylko w granicach ustawy; za bezpłatną próbę nie nalicza się abonamentu. Zwrot należnych środków następuje bez zbędnej zwłoki, najpóźniej 14 dni od otrzymania odstąpienia, tą samą metodą, chyba że uprawniony bezkosztowo zgodzi się na inną.
4. Usługa cyfrowa musi odpowiadać umowie i wymaganiom rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta w stosunku do JDG chronionej. Operator dostarcza wymagane aktualizacje przez czas ciągłego świadczenia. W razie niezgodności klient może żądać doprowadzenia do zgodności, a w ustawowych przypadkach obniżenia ceny lub odstąpienia, w szczególności gdy naprawa jest niemożliwa, odmówiono jej, nie nastąpiła w rozsądnym czasie lub niezgodność jest istotna. Koszt doprowadzenia do zgodności ponosi Operator. Nie ogranicza to ustawowych domniemań i ciężaru dowodu.
5. Klient może rozwiązać umowę z powodu istotnego naruszenia przez Operatora po bezskutecznym wezwaniu do usunięcia go w odpowiednim terminie, co do zasady 14 dni; gdy zagrożenie lub prawo uzasadnia natychmiastowe zakończenie, nie trzeba czekać. Analogiczne uprawnienie Operatora dotyczy istotnego naruszenia przez klienta, z zachowaniem ochrony danych i § 12. Brak płatności rozlicza się według § 6.
6. Ustawowe lub uzasadnione naruszeniem Operatora wcześniejsze zakończenie jest rozliczane z uwzględnieniem okresu rzeczywiście prawidłowo wykonanego. Kwoty nienależne lub należne do zwrotu nie są zatrzymywane na podstawie ogólnej zasady „bez zwrotów”.

§ 12. Zakończenie usługi, wydanie danych i zmiana dostawcy

1. Dla nieopłaconej próby T0 oznacza koniec 14-dniowego okresu próbnego. Harmonogram ponowień płatności nie wydłuża próby; skuteczna płatność uruchamia opłaconą kontynuację, a do tego czasu nowe przyjmowanie podlega ust. 2. Dla opłaconej usługi T0 oznacza koniec opłaconego okresu lub inną datę skutecznego rozwiązania umowy. Zaległość w trwającej odpłatnej umowie podlega najpierw § 6 ust. 7.
2. W T0 nieopłaconej próby portal przestaje przyjmować nowe zgłoszenia i wskazuje kanał zastępczy klienta. Przy zakończeniu opłaconej usługi przyjmowanie może trwać jeszcze 30 dni w ramach przejścia; klient może polecić wcześniejsze przełączenie na działający kanał zastępczy. Przyjęcie nowych spraw w tym czasie nie zwalnia z ich bezpiecznego przekazania. Nie pozostawia się pozornego formularza, który traci wysłane zgłoszenie.
3. W okresie przejścia klient zachowuje niezbędny dostęp do już przyjętych spraw: potwierdzenia, informacji zwrotnej, korespondencji, rejestru, praw osób, eksportu, przekazania, uzasadnionego Legal Hold i retencji. Można wyznaczyć zastępcę, gdy jest to konieczne do wykonania tych czynności. Pozostałe nowe kanały, rozszerzenia i integracje mogą być zablokowane. Dostęp trwa do zakończenia albo bezpiecznego przekazania spraw w uzgodnionym harmonogramie, z uwzględnieniem ust. 8–10. Spraw otwartych nie zamyka się pozornie dla migracji.
4. Klient wybiera zwrot danych i usunięcie kopii Operatora albo samo usunięcie. Standardowy eksport, również po próbie, jest bezpłatny i powstaje do 7 dni kalendarzowych od zweryfikowanej dyspozycji. Zakres obejmuje sprawy otwarte i zamknięte, rejestry wewnętrzne i zewnętrzne objęte usługą, wiadomości, terminy, pliki i nagrania, transkrypcje, historię czynności, powiązania oraz informacje o blokadach prawnych. Dane tożsamości są wydawane odrębnie właściwie upoważnionemu odbiorcy. Brak dostępu do tożsamości osoby zamawiającej eksport nie oznacza prawa do jej pominięcia w całym procesie wydania.
5. Dane ustrukturyzowane wydaje się jako JSON i CSV z opisem schematu, manifestem wersji i sumami kontrolnymi; dokumenty i dowody w formacie źródłowym, a czytelną dokumentację także jako PDF. Zakres wyłączeń obejmuje kod i tajemnice Operatora, jego sekrety oraz dane innych klientów; nie obejmuje niezbędnych metadanych klienta. Link jest ważny 7 dni i jest odnawiany bezpłatnie przez całe należne okno odzyskiwania. Szczegóły techniczne formatów i ograniczeń zawiera publiczny plan wyjścia oraz dokumentacja eksportu udostępniana przed umową.
6. Przy zmianie dostawcy, przeniesieniu do własnej infrastruktury lub wyborze usunięcia w trybie rozdziału VI rozporządzenia 2023/2854 stosuje się jego art. 23–31. Wniosek składa się w panelu lub na support@strefasygnalisty.pl. Okres wypowiedzenia rozpoczynający przejście nie przekracza 2 miesięcy; strony mogą go skrócić. Okres przejściowy wynosi najwyżej 30 dni kalendarzowych po tym okresie, z zachowaniem ustawowych wyjątków. Operator świadczy pomoc, utrzymuje bezpieczeństwo i ciągłość funkcji objętych umową podczas przejścia.
7. Jeżeli 30-dniowe przejście jest technicznie niewykonalne, Operator w ciągu 14 dni roboczych od wniosku wyjaśnia powody i podaje zastępczy okres nieprzekraczający 7 miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy o okres uznany przez siebie za bardziej odpowiedni, zgodnie z art. 25 ust. 5. Umowa kończy się po skutecznym przejściu, o czym klient otrzymuje informację, albo po końcu wypowiedzenia, gdy wybrał samo usunięcie. Po przejściu klient ma co najmniej 30 dni kalendarzowych na odzyskanie danych. Te terminy mają pierwszeństwo przed zwykłą osią T0+90/100.
8. Podstawowy proces przejścia i eksportu jest bezpłatny. Odrębnie zamówiona praca wykraczająca poza obowiązki prawne wymaga wcześniejszej wyceny; nie można tak nazwać czynności obowiązkowych. Zaległość abonamentowa, sprawa w toku, brak podpisanego pliku protokołu albo brak zgody na nową ofertę nie blokują wydania. Wystarcza wiarygodny dowód odbioru i polecenie klienta; nie jest wymagana umowa trójstronna. Podpisany protokół jest zalecaną formą dowodu, a nie warunkiem skorzystania z prawa do danych.
9. Umowa roczna nie daje zwykłego prawa rezygnacji z dowolnym zwrotem: przy dobrowolnym zaprzestaniu korzystania usługa pozostaje dostępna do końca okresu i opłata nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi. Skuteczne wcześniejsze zakończenie na podstawie prawa, naruszenia Operatora, DPA albo SLA rozlicza się zgodnie z tymi podstawami. Sam Data Act nie ustanawia uniwersalnego nakazu zwrotu każdej opłaty rocznej, ale wymaga skutecznego prawa wyjścia. Ten wzorzec nie wprowadza dodatkowej kary za wcześniejsze rozwiązanie ani automatycznego przepadku całej kwoty za okres po skutecznym zakończeniu; kwoty nienależne podlegają zwrotowi. Ewentualne indywidualne rozliczenie wcześniejszego zakończenia musi być jawne przed umową, proporcjonalne i zgodne z prawem, w szczególności z ochroną JDG i PZP.
10. Ostrzeżenia o końcowym usunięciu wysyła się w dniach 60 i 80 od T0. Dzień 90 oznacza wpis na listę kontroli Operatora, a nie automatyczne usunięcie. Dwie różne upoważnione osoby przeprowadzają kontrolę i wykonują usunięcie do dnia 100, jeżeli zakończono wydanie albo klient wybrał samo usunięcie, minęło należne okno odbioru i nie ma konkretnego obowiązku prawnego lub dłuższego procesu z ust. 6–7. Po spóźnionym ostrzeżeniu klient ma co najmniej 10 dni na reakcję. Brak odpowiedzi uruchamia uprzednio uzgodnioną instrukcję DPA E; nie tworzy archiwum bez terminu. Wcześniejsze obowiązkowe terminy usuwania poszczególnych danych zachowują pierwszeństwo.
11. Usunięcie z aktywnych systemów nie jest przedstawiane jako natychmiastowe nieodwracalne zniszczenie wszystkich kopii. Kopie danych wygasają najpóźniej w 35 dni, a izolowane kopie sejfu kluczy w 90 dni od etapu aktywnego, z zastrzeżeniem wcześniejszych terminów wynikających z prawa. Odtwarzalny klucz nadal jest zabezpieczanym materiałem, a odtwarzalne dane podlegają RODO. Procedura przewiduje odcięcie dostępu, zakaz bieżącego użycia, ponowne zastosowanie usunięć przed przywróceniem i dwa potwierdzenia: etapu aktywnego oraz końcowego wygaśnięcia. Szczegóły, także skutki krótszego terminu ustawowego, określa DPA E i polityka retencji.

§ 13. Zmiany i przepisy końcowe

1. Operator może proponować zmiany z powodu zmiany prawa, zakresu usługi, organizacji wsparcia, kosztów lub uzasadnionych wymagań bezpieczeństwa, podając konkretną przyczynę i zakres. Zmiany istotne dla ceny, głównych funkcji lub odpowiedzialności zasadniczo dotyczą następnego okresu. Nie stosuje się dowolnego jednostronnego pogorszenia trwającej umowy rocznej.
2. W trwającym okresie zmiana konieczna wskutek prawa albo bezpieczeństwa jest ograniczana do niezbędnego zakresu; klient otrzymuje informację na trwałym nośniku. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza usługę, zachowuje odpowiednie prawo zakończenia i rozliczenia niewykorzystanej części, a JDG chroniona prawa z rozdziału 5b UPK. Zmiany zamówienia publicznego wymagają dodatkowo podstawy dopuszczonej przez PZP i umowę.
3. Obowiązuje prawo polskie z uwzględnieniem bezpośrednio stosowanego prawa UE. Spory rozpoznaje sąd właściwy według przepisów; regulamin nie narzuca JDG chronionej sądu siedziby Operatora. Strony mogą dobrowolnie uzgodnić mediację.
4. Archiwalne wersje regulaminu są udostępniane wraz z datami obowiązywania. Dla konkretnej umowy decyduje wersja skutecznie przyjęta, a nie sam tekst aktualnie wyświetlany na stronie.

Podstawy opracowania i informacja techniczna

Podstawy opracowania: KC, UPK z aktualizacjami, UŚUDE, Data Act, RODO.

Informacja techniczna UŚUDE: korzystanie z Internetu wiąże się m.in. z ryzykiem phishingu, złośliwych załączników i przejęcia danych dostępu. Należy używać aktualnej przeglądarki, weryfikować domenę, chronić kody i zgłaszać podejrzane zdarzenia. Funkcje sesyjne i ochronę formularzy opisuje polityka cookies; nie instaluje się ukrytych programów na urządzeniu klienta.

Regulamin świadczenia usługi StrefaSygnalisty.pl