Dlaczego to ważne
Rola organu centralnego bywa niedoceniana przez organizacje prywatne, które słusznie zauważają, że nie mają wobec niego bezpośredniego obowiązku raportowego — i mylnie wyciągają z tego wniosek, że temat ich nie dotyczy w ogóle. Tymczasem dobra praktyka prowadzenia własnych, uporządkowanych danych o zgłoszeniach ma wartość niezależnie od tego, czy istnieje formalny obowiązek przekazania ich na zewnątrz: ułatwia odpowiedź na pytanie kontrolne, pozwala ocenić, czy kanał w ogóle jest używany, i buduje materiał do rozmowy z zarządem o skuteczności całej procedury.
Kogo dotyczy
- — Organy publiczne przygotowujące dane o liczbie i rodzaju obsłużonych zgłoszeń.
- — Compliance officerowie chcący rozumieć rolę RPO w całym systemie.
- — Osoby przygotowujące organizację na ewentualne zapytanie od organu nadzorczego.
- — Zarządy oceniające skuteczność wdrożonej procedury na podstawie realnych danych.
Przykład
Urząd przygotowujący się do okresowego zestawienia danych o zgłoszeniach sygnalistów odtwarza liczbę spraw z poprzedniego roku ręcznie z arkuszy różnych działów, co zajmuje kilka dni pracy. Po wdrożeniu rejestru w jednym systemie te same dane — liczba zgłoszeń, ich kategorie i czas obsługi — są dostępne od razu w formie gotowego zestawienia. Osoba przygotowująca raport spędza nad nim popołudnie zamiast tygodnia, a dane są spójne, bo pochodzą z jednego źródła zamiast z kilku niezależnie prowadzonych arkuszy.
Checklista
- — Sprawdź, czy Twoja organizacja podlega obowiązkom raportowym wobec organu centralnego, czy tylko prowadzi własny rejestr wewnętrzny.
- — Prowadź dane o liczbie i kategoriach zgłoszeń w formie, którą da się łatwo zestawić na żądanie.
- — Ustal, kto w organizacji odpowiada za przygotowanie takiego zestawienia.
- — Zweryfikuj aktualne wytyczne organu centralnego zamiast polegać na informacjach sprzed kilku lat.
- — Zaplanuj przegląd tej procedury raz w roku, nie tylko przy pierwszym wdrożeniu.
- — Przechowuj dane statystyczne oddzielnie od treści spraw, żeby zestawienie nie wymagało otwierania pojedynczych zgłoszeń.
Jak to realizuje system
Rejestr zgłoszeń pozwala wygenerować zestawienie liczby spraw i ich kategorii za dowolny okres jednym raportem, zamiast ręcznego liczenia wpisów rozproszonych po różnych działach, korzystając wyłącznie z danych statystycznych bez otwierania treści poszczególnych spraw.
Skontaktuj się z nami