Dlaczego to ważne
Wielość terminów w procedurze organu publicznego bywa myląca właśnie dlatego, że każdy z nich biegnie od innego zdarzenia i ma inny cel — jeden ma dać zgłaszającemu szybkie potwierdzenie, że sprawa dotarła, drugi ma dać mu wiedzę o postępie, a trzeci dotyczy sytuacji, gdy sprawa okazuje się bardziej złożona niż początkowo zakładano. Organ, który miesza te terminy albo pilnuje tylko jednego z nich, ryzykuje, że zgłaszający — mimo formalnie prowadzonej sprawy — odbierze to jako brak reakcji. Rozdzielenie tych terminów w wewnętrznym systemie monitorowania spraw jest więc nie tyle formalnością, co warunkiem realnego dotrzymania każdego z nich z osobna.
Kogo dotyczy
- — Organy publiczne wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
- — Osoby odpowiedzialne za monitorowanie terminowości spraw w takim organie.
- — Zgłaszający chcący wiedzieć, czego mogą się spodziewać po zgłoszeniu zewnętrznym.
- — Osoby przygotowujące wewnętrzne procedury organu pod kątem terminowości.
Przykład
Organ otrzymuje zgłoszenie zewnętrzne i wysyła potwierdzenie przyjęcia w ustawowym terminie. Sprawa okazuje się złożona i wymaga dodatkowych ustaleń, więc termin na przekazanie zgłaszającemu informacji o podjętych działaniach zostaje wydłużony zgodnie z zasadami przewidzianymi dla takich przypadków, o czym zgłaszający zostaje poinformowany zamiast pozostawiony bez żadnej wiadomości. Wewnętrzny rejestr organu pokazuje osobno każdy z trzech terminów, dzięki czemu osoba nadzorująca sprawę widzi na pierwszy rzut oka, który z nich wymaga uwagi w najbliższym czasie.
Checklista
- — Rozróżnij w procedurze organu terminy: potwierdzenia przyjęcia, informacji zwrotnej i ewentualnego przedłużenia.
- — Ustal, kto w organie odpowiada za pilnowanie każdego z tych terminów z osobna.
- — Przygotuj wzór komunikatu o przedłużeniu terminu, żeby zgłaszający nie pozostawał bez informacji.
- — Prowadź rejestr spraw z widocznymi, osobnymi datami dla każdego etapu.
- — Sprawdzaj cyklicznie, czy terminy są dotrzymywane, a nie dopiero przy kontroli.
- — Przeszkól osoby obsługujące zgłoszenia z rozróżniania tych terminów, żeby nie traktowały ich jako jednego.
Jak to realizuje system
Kalkulator terminów w systemie liczy osobno każdy etap sprawy — potwierdzenie, informację zwrotną i ewentualne przedłużenie — i pokazuje je na jednej osi czasu zamiast jednego zbiorczego terminu, z gotowym wzorem komunikatu o przedłużeniu do wysłania zgłaszającemu.
Skontaktuj się z nami