Dlaczego to ważne
Trudność tego przypadku polega na tym, że hierarchia organizacyjna, która na co dzień porządkuje pracę, w takiej sytuacji staje się przeszkodą — trudno oczekiwać, że osoba podległa służbowo członkowi zarządu poprowadzi sprawę przeciwko niemu bez obaw o własną pozycję. Dlatego niezależność ścieżki eskalacji musi być realna, nie tylko formalna: rada nadzorcza czy komitet audytu muszą mieć nie tylko wskazanie w dokumencie procedury, ale też praktyczny sposób dowiedzenia się o takim zgłoszeniu i realny dostęp do systemu, żeby móc je poprowadzić bez pośrednictwa osób podległych zarządowi.
Kogo dotyczy
- — Rady nadzorcze i komitety audytu w spółkach kapitałowych.
- — Grupy kapitałowe, w których zarząd spółki matki nadzoruje też spółki zależne.
- — Osoby odpowiedzialne za projektowanie ścieżek eskalacji w procedurze.
- — Compliance officerowie przygotowujący organizację na sytuacje wymagające pełnej niezależności rozstrzygania.
Przykład
Zgłoszenie dotyczy członka zarządu spółki „Chemtex” w związku z podejrzeniem konfliktu interesów przy wyborze podwykonawcy. Procedura przewiduje, że takie sprawy trafiają bezpośrednio do przewodniczącego rady nadzorczej z pominięciem standardowego zespołu obsługującego zgłoszenia, a decyzja o dalszym prowadzeniu sprawy jest dokumentowana niezależnie od struktury zarządu. Przewodniczący rady nadzorczej ma odrębne, wcześniej skonfigurowane konto w systemie, które aktywuje się właśnie w takich sytuacjach, więc nie musi prosić nikogo z zarządu o dostęp do sprawy.
Checklista
- — Wskaż w procedurze osobę lub organ niezależny od zarządu do spraw dotyczących jego członków.
- — Sprawdź, czy ta osoba ma realny, techniczny dostęp do systemu zgłoszeń, a nie tylko formalne wskazanie na papierze.
- — Ustal ścieżkę eskalacji w grupie kapitałowej, jeśli zarząd spółki matki nadzoruje też spółki zależne.
- — Zadbaj o osobny, ograniczony dostęp do takich spraw — bez udziału standardowego zespołu obsługującego.
- — Przetestuj i udokumentuj tę ścieżkę zanim będzie potrzebna w realnej sprawie.
- — Przypomnij radzie nadzorczej albo komitetowi audytu o istnieniu tej ścieżki cyklicznie, nie tylko przy wdrożeniu procedury.
Jak to realizuje system
Generator matrycy konfliktów interesów pozwala z góry zdefiniować, które role w organizacji wymagają niezależnej ścieżki rozstrzygania, i pilnuje, żeby taka sprawa nigdy nie trafiła do standardowego zespołu obsługującego — łącznie z osobnym, gotowym do użycia dostępem dla rady nadzorczej albo komitetu audytu.
Skontaktuj się z nami