Dlaczego to ważne
To ryzyko jest podstępne, bo niewidoczne dla samego zgłaszającego — osoba, która świadomie unika podawania swojego imienia i nazwiska w treści zgłoszenia, rzadko wie, że plik, który właśnie załączyła, niesie ze sobą znacznie bardziej precyzyjne informacje niż to, co napisała. Odpowiedzialność za usunięcie tych danych nie może więc spoczywać na zgłaszającym, który zwykle nie ma wiedzy technicznej ani narzędzi, żeby to zrobić samodzielnie — musi być wbudowana w sam proces przyjmowania załączników, zanim plik trafi do kogokolwiek z zespołu obsługującego sprawę.
Kogo dotyczy
- — Osoby projektujące i audytujące kanał zgłoszeń pod kątem realnej anonimowości.
- — Działy IT odpowiedzialne za konfigurację przetwarzania załączników.
- — Zgłaszający, którzy chcą wiedzieć, jak bezpiecznie dołączyć dowód do zgłoszenia.
- — Osoby prowadzące sprawy, które otwierają załączniki i muszą wiedzieć, czego w nich nie szukać.
Przykład
Pracownik dołącza do anonimowego zgłoszenia zdjęcie wykonane telefonem służbowym. Plik w oryginalnej postaci zawiera dane GPS miejsca wykonania zdjęcia i identyfikator urządzenia, które mogłyby pomóc ustalić, kto je zrobił. System usuwa te metadane automatycznie przed udostępnieniem pliku zespołowi obsługującemu sprawę, zachowując samą treść zdjęcia bez zmian. Zgłaszający nigdy nie musiał wiedzieć, że taki mechanizm w ogóle zadziałał — dla niego cała operacja jest niewidoczna, a jego anonimowość pozostaje nienaruszona.
Checklista
- — Sprawdź, czy system usuwa metadane plików automatycznie, czy wymaga tego ręcznie od zgłaszającego.
- — Zweryfikuj, czy usuwanie metadanych obejmuje zarówno zdjęcia, jak i dokumenty biurowe.
- — Sprawdź, czy oryginalny plik z metadanymi jest gdziekolwiek przechowywany po przetworzeniu.
- — Poinformuj zgłaszających w procedurze, że mogą dołączać załączniki bez obawy o metadane.
- — Przetestuj mechanizm na przykładowym pliku przed poleganiem na nim w realnej sprawie.
- — Sprawdź, czy oczyszczanie metadanych działa też dla mniej typowych formatów plików, nie tylko najpopularniejszych.
Jak to realizuje system
Każdy załącznik przechodzi przez automatyczne czyszczenie metadanych zanim trafi do akt sprawy i zostanie udostępniony zespołowi obsługującemu — mechanizm działa niezależnie od tego, czy zgłoszenie jest anonimowe, czy poufne, i nie wymaga żadnej dodatkowej czynności ze strony zgłaszającego.
Zrób audyt kanału