Dlaczego to ważne
Retencja danych jest jednym z tych tematów, które łatwo uprościć na poziomie polityki wewnętrznej, a trudno wdrożyć poprawnie w praktyce, bo wymaga śledzenia zdarzeń, a nie tylko dat. Sprawa może zostać formalnie zamknięta, ale wciąż podlegać obowiązkowi zachowania danych ze względu na toczące się postępowanie zewnętrzne, kontrolę albo spór sądowy — w takim wypadku sztywne usunięcie danych po upływie ustalonej liczby miesięcy od zgłoszenia mogłoby oznaczać usunięcie danych, których organizacja wciąż potrzebuje na własną obronę albo do celów dowodowych. Dobra polityka retencji rozróżnia więc „zamknięcie sprawy” od „możliwości bezpiecznego usunięcia danych” — to dwa różne momenty, które w wielu sprawach się pokrywają, ale nie zawsze.
Kogo dotyczy
- — Osoby odpowiedzialne za politykę retencji danych w organizacji.
- — Działy prawne ustalające, kiedy dane sprawy mogą zostać usunięte.
- — Administratorzy systemów zgłoszeń konfigurujący reguły automatycznego usuwania danych.
- — Compliance officerowie odpowiadający za rejestr czynności przetwarzania danych.
Przykład
Sprawa zgłoszona w marcu zostaje formalnie zamknięta w czerwcu, ale miesiąc później organizacja dowiaduje się o postępowaniu kontrolnym, które obejmuje tę samą sprawę. Automatyczne usunięcie danych „trzy lata od zgłoszenia” usunęłoby je zanim postępowanie się zakończy — dlatego reguła retencji musi umieć rozpoznać taką blokadę i wstrzymać usuwanie do czasu jej ustania. Osoba odpowiedzialna za politykę retencji nakłada blokadę na sprawę ręcznie, dokumentując powód i przewidywany czas jej trwania, a system pilnuje, żeby żaden automatyczny mechanizm nie usunął danych, dopóki blokada nie zostanie świadomie zdjęta.
Checklista
- — Sprawdź, od jakiego zdarzenia realnie liczy się okres przechowywania danych w Twojej polityce retencji, nie zakładaj z góry, że to data zgłoszenia.
- — Ustal, czy system rozróżnia sprawy zamknięte od spraw objętych dodatkową blokadą prawną (np. postępowaniem).
- — Sprawdź, kto może nałożyć i zdjąć blokadę przed automatycznym usunięciem danych.
- — Udokumentuj politykę retencji w rejestrze, żeby móc ją wykazać przy kontroli.
- — Zweryfikuj, czy usunięcie danych obejmuje też kopie zapasowe i logi, nie tylko widoczny rekord sprawy.
- — Przejrzyj cyklicznie sprawy zbliżające się do końca okresu przechowywania, zamiast polegać wyłącznie na automatyzacji.
Jak to realizuje system
Reguła retencji z blokadą prawną wstrzymuje automatyczne usunięcie danych sprawy, dopóki wyznaczona osoba nie zdejmie blokady związanej z toczącym się postępowaniem — usunięcie „na sztywno” po stałej liczbie miesięcy nie jest jedynym dostępnym trybem, a każda blokada i jej zdjęcie zostają zapisane w dzienniku audytowym sprawy.
Sprawdź obowiązek