Dlaczego to ważne
To jeden z tych wymogów, które łatwo przeoczyć, bo intuicyjnie kanał zgłoszeń kojarzy się z narzędziem „dla załogi” — czymś w rodzaju wewnętrznej skrzynki dostępnej po zalogowaniu firmowym kontem. Tymczasem osoby, które miały kontakt z organizacją, ale formalnie nie są już jej częścią — kandydat po nieudanej rekrutacji, były pracownik, przedstawiciel dostawcy — mogą mieć równie ważne informacje do zgłoszenia, a jednocześnie żadnego dostępu do wewnętrznych systemów, które by im to umożliwiły. Zaprojektowanie kanału z myślą wyłącznie o zalogowanych pracownikach systematycznie odcina tę grupę, nawet jeśli nikt tego celowo nie planował.
Kogo dotyczy
- — Organizacje projektujące dostęp do kanału zgłoszeń (logowanie a dostęp otwarty).
- — Działy HR obsługujące zgłoszenia od kandydatów po zakończonym procesie rekrutacji.
- — Działy zakupów i dostawcy współpracujący z organizacją na innej podstawie niż umowa o pracę.
- — Byli pracownicy, którzy chcą zgłosić sprawę dotyczącą okresu swojego zatrudnienia.
Przykład
Kandydatka, która brała udział w procesie rekrutacyjnym w firmie „Novatis” i zauważyła nieprawidłowość podczas rozmowy kwalifikacyjnej, chce zgłosić sprawę już po zakończeniu rekrutacji. Kanał zgłoszeń dostępny wyłącznie po zalogowaniu firmowym kontem pracowniczym uniemożliwiłby jej to zgłoszenie — dlatego kanał publiczny, dostępny bez logowania, jest ważnym uzupełnieniem procedury. Kandydatka znajduje formularz na stronie firmy, zgłasza sprawę bez zakładania żadnego konta i otrzymuje numer sprawy pozwalający później sprawdzić jej status.
Checklista
- — Sprawdź, czy kanał zgłoszeń jest dostępny bez logowania firmowym kontem, nie tylko dla zalogowanych pracowników.
- — Zweryfikuj, czy procedura opisuje wprost, kto może z kanału skorzystać, wymieniając kandydatów, byłych pracowników i współpracujących kontrahentów.
- — Sprawdź, czy strona ze zgłoszeniem jest łatwo dostępna dla osób spoza organizacji (np. z poziomu strony internetowej).
- — Ustal, czy dostawcy i kontrahenci wiedzą o istnieniu kanału i sposobie jego użycia.
- — Przetestuj proces zgłoszenia z perspektywy osoby, która nie ma dostępu do wewnętrznych systemów organizacji.
- — Zadbaj, żeby formularz publiczny nie wymagał danych, które odstraszą osobę spoza organizacji od zgłoszenia.
Jak to realizuje system
Publiczny formularz zgłoszenia jest dostępny pod adresem organizacji bez logowania i bez konta — z tego samego kanału mogą skorzystać zarówno pracownicy, jak i kandydaci, byli pracownicy czy współpracujący kontrahenci, a każdy z nich otrzymuje numer sprawy pozwalający śledzić jej status bez zakładania konta.
Sprawdź obowiązek