Dlaczego to ważne
Organizacje zmieniające dostawcę systemu zgłoszeń często koncentrują się na porównaniu funkcji nowego narzędzia, a pomijają moment przejścia jako osobny problem do zaplanowania. Tymczasem to właśnie ten moment jest najbardziej newralgiczny — jeśli ktoś zgłosi sprawę w dniu, w którym stary system jest już wyłączany, a nowy jeszcze nie jest w pełni skonfigurowany, zgłoszenie może w ogóle nie dotrzeć do nikogo. Dlatego dobra migracja ma jasno wyznaczony moment graniczny, komunikowany z wyprzedzeniem, oraz plan na sprawy, które są w toku w chwili przełączenia, zamiast zostawiać to przypadkowi.
Kogo dotyczy
- — Organizacje kończące umowę z dotychczasowym dostawcą kanału zgłoszeń.
- — Działy IT i compliance planujące harmonogram migracji.
- — Osoby odpowiedzialne za ciągłość spraw będących w toku podczas zmiany systemu.
- — Zarządy zatwierdzające budżet i harmonogram zmiany dostawcy.
Przykład
Organizacja decyduje się zmienić dostawcę systemu zgłoszeń na koniec roku. Trzy sprawy są wtedy w toku wyjaśniania. Zespół ustala, że te sprawy zostaną dokończone w starym systemie do czasu zamknięcia, a nowy system przejmuje wyłącznie zgłoszenia napływające od dnia startu — bez przenoszenia niedokończonych spraw w trakcie ich trwania, co ograniczyłoby ryzyko utraty danych w trakcie migracji. Data graniczna zostaje zapowiedziana z miesięcznym wyprzedzeniem na stronie organizacji, żeby żaden potencjalny zgłaszający nie trafił przypadkiem na nieaktualny formularz.
Checklista
- — Zaplanuj eksport rejestru i historii spraw z poprzedniego systemu w formacie możliwym do zaimportowania albo zarchiwizowania.
- — Zdecyduj, czy sprawy w toku kończysz w starym systemie, czy przenosisz je do nowego — i udokumentuj tę decyzję.
- — Zaktualizuj procedurę i wszystkie miejsca, gdzie widnieje adres starego kanału zgłoszeń.
- — Poinformuj potencjalnych zgłaszających (np. na stronie organizacji) o dacie zmiany systemu.
- — Zweryfikuj, czy nowy dostawca zapewnia dostęp do zaimportowanej historii zgodnie z tymi samymi zasadami poufności co wcześniej.
- — Wyznacz jeden, jasny dzień graniczny przełączenia zamiast rozciągać migrację na wiele tygodni równoległego działania obu systemów.
Jak to realizuje system
Checklista zmiany dostawcy w systemie prowadzi przez eksport rejestru, import historii spraw i konfigurację nowego kanału krok po kroku, żeby żadna sprawa w toku nie „zgubiła się” między dwoma systemami, a zgłaszający zawsze trafiali pod aktualny adres kanału.
Zobacz cennik