Dlaczego to ważne
Zlecenie obsługi kanału zgłoszeń na zewnątrz bywa atrakcyjne zwłaszcza dla mniejszych organizacji, które nie mają własnego działu compliance ani osoby gotowej pełnić rolę rozstrzygającego na co dzień — kancelaria czy doradca zewnętrzny wnoszą do tego doświadczenie i pewien dystans, który bywa trudny do osiągnięcia wewnątrz małej struktury. Model ten rodzi jednak własne pytania: kto formalnie odpowiada za procedurę, gdy jej obsługę prowadzi ktoś z zewnątrz, jak wygląda umowa powierzenia danych i co się dzieje, gdy klient chce zmienić kancelarię — te kwestie warto ustalić przed podpisaniem umowy, nie w trakcie pierwszej realnej sprawy.
Kogo dotyczy
- — Kancelarie prawne rozważające świadczenie usługi obsługi zgłoszeń dla klientów.
- — Inspektorzy ochrony danych i doradcy compliance pełniący podobną rolę.
- — Organizacje rozważające zlecenie obsługi kanału zamiast prowadzenia go samodzielnie.
- — Małe i średnie firmy bez własnego działu compliance szukające zewnętrznego wsparcia.
Przykład
Kancelaria obsługuje procedurę zgłoszeń dla czterech małych i średnich klientów, z których żaden nie ma własnego działu compliance. Każdy klient ma osobny, wydzielony dostęp w systemie — prawnik przypisany do sprawy klienta A nie widzi zgłoszeń klienta B, mimo że loguje się do tej samej platformy, którą kancelaria wykorzystuje dla wszystkich obsługiwanych podmiotów. Gdy jeden z klientów decyduje się przejąć obsługę kanału samodzielnie, kancelaria eksportuje historię jego spraw i przekazuje dostęp zgodnie z wcześniej ustaloną procedurą zakończenia współpracy.
Checklista
- — Sprawdź, czy platforma pozwala rozdzielić dostęp do danych między różnych klientów kancelarii w sposób rzeczywisty.
- — Ustal zasady podpisywania umowy powierzenia przetwarzania danych między kancelarią a każdym klientem.
- — Zdefiniuj, kto po stronie klienta ma wgląd w statystyki, a kto wyłącznie w konkretne sprawy.
- — Zweryfikuj, czy klient zachowuje możliwość wglądu w swoją procedurę mimo zlecenia jej obsługi na zewnątrz.
- — Przygotuj jasną ścieżkę eskalacji spraw wymagających decyzji po stronie klienta, nie tylko kancelarii.
- — Ustal z góry procedurę zakończenia współpracy, łącznie z eksportem historii spraw klienta.
Jak to realizuje system
Platforma pozwala kancelarii obsługiwać wielu klientów z jednego konta, zachowując rozdzielony dostęp do danych każdego klienta i osobne procedury, statystyki i rejestry dla każdego z nich, z możliwością eksportu historii spraw danego klienta przy zakończeniu współpracy.
Zobacz cennik