Dlaczego to ważne
W praktyce trudność nie polega na akceptacji samej zasady — nikt nie kwestionuje, że dane niezwiązane ze sprawą trzeba usunąć — tylko na jej codziennym stosowaniu. Zgłoszenia rzadko są redagowane z myślą o minimalizacji danych: zgłaszający wkleja fragment korespondencji, załącza cały dokument zamiast jego wycinka, wspomina imię kolegi z zespołu niezwiązanego ze sprawą. Osoba prowadząca sprawę musi więc aktywnie przeglądać treść pod tym kątem, a nie zakładać, że skoro nikt nie zgłosił problemu z konkretnym fragmentem, to znaczy, że go tam nie ma. To zadanie wymaga też ostrożności w drugą stronę — usunięcie czegoś, co później okaże się istotne dla wyjaśnienia sprawy, jest równie problematyczne jak pozostawienie danych zbędnych.
Kogo dotyczy
- — Osoby prowadzące sprawy i przeglądające treść zgłoszeń oraz załączników.
- — Administratorzy danych osobowych odpowiedzialni za minimalizację przetwarzania.
- — Zespoły IT konfigurujące automatyczne oznaczanie i usuwanie danych zbędnych.
- — Compliance officerowie odpowiadający za rozliczalność decyzji o usunięciu danych.
Przykład
Zgłoszenie dotyczące nieprawidłowości w dziale zakupów zawiera w załączniku fragment korespondencji, w której pojawia się prywatny numer telefonu osoby całkowicie niezwiązanej ze sprawą. Osoba prowadząca sprawę oznacza ten fragment jako dane zbędne i usuwa go z akt sprawy, zachowując resztę korespondencji istotną dla wyjaśnienia zgłoszenia. Decyzję o usunięciu zapisuje wraz z krótkim uzasadnieniem, żeby przy ewentualnym pytaniu ze strony osoby, której numer usunięto, móc wykazać, że dane zostały potraktowane zgodnie z zasadą minimalizacji, a nie utracone przez przypadek.
Checklista
- — Przejrzyj załączniki pod kątem danych osób trzecich niezwiązanych ze zgłoszeniem.
- — Odróżnij dane zbędne od danych, które mogą się okazać istotne później w toku wyjaśniania sprawy.
- — Usuń albo zanonimizuj dane zbędne bez zbędnej zwłoki, zgodnie z terminem wskazanym w przepisach.
- — Udokumentuj, co i kiedy zostało usunięte jako dane zbędne — to element rozliczalności.
- — Sprawdź, czy usunięcie obejmuje też kopie danych zbędnych, jeśli takie powstały.
- — W razie wątpliwości co do istotności danych skonsultuj decyzję zamiast usuwać pochopnie.
Jak to realizuje system
Panel sprawy pozwala oznaczyć konkretny fragment treści albo załącznika jako dane zbędne i usunąć go z akt sprawy niezależnie od cyklu życia całej sprawy, z zapisem tej czynności — wraz z uzasadnieniem osoby prowadzącej sprawę — w dzienniku audytowym.
Sprawdź obowiązek